Как да повишите ефективността на вътрешните съвещания?

Често вътрешните работни срещи прахосват ценно време на служителите, свикват се безцелно, продължават безкрайно дълго и рядко има видими резултати.

Няколко прости правила за по-кратки и смислени работни срещи:

1. Срещата трябва да има конкретна и измерима цел. Без такава няма смисъл да ангажирате времето на екипа.
2. Изгответе „дневен ред“ – той трябва да кореспондира с целта и да не е повече от 7 точки.
3. Срещата не трябва да е по-дълга от час.
4. Дайте на хората материали с наличната информация по-рано, не е необходимо да правите въвеждащи презентации. Ако целта на срещата е да се обсъди нещо ново, то по-добре запознайте екипа с наличната информация, а срещата оставете за дискусия.
5. Не информирайте закъснелите за това, което са пропуснали – преповтарянето хаби излишно време.
6. Забранете смартфоните и таблетите – Те са огромен стимул някой бързо да напусне срещата. Ако хората искат да си водят бележки, нека използват лист и химикал.
7. Обобщете резултатите от срещата в един документ и го изпратете на присъстващите. Това е важно, за да е ясно кои са отговорни за изпълнението/неизпълнението на поставената конкретна и ясно измерима цел.